安全書類（グリーンファイル）とは？種類と書き方、保存期間を解説

安全書類は建設現場の安全対策に欠かせない書類で、およそ20もの種類があります。作業員の人員や関係会社、施工に関する書類に分類され、立入調査が入った際に提出する必要があります。また、建設業法で定めた年数は保管しなければなりません。

今回は、安全書類の概要、種類ごとの代表的な安全書類、安全書類の書式と保管期間について解説していきます。

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■安全書類（グリーンファイル）とは？

安全書類とは、建設現場の安全対策に必要な書類の総称です。安全書類は、「労務安全書類」「グリーンファイル」と呼ぶこともあります。施工管理職は、さまざまな事務処理を行ないますが、安全書類の取り扱いもその一つです。

安全書類は1種類ではなく、主要なものだけでおよそ20種類にもおよび、人員や関係会社、機材や施工に関わる書類に分類できます。建設工事の下請業者は、これらの安全書類を元請けに提出しなければなりません。

■安全書類にはいくつかの種類がある

20種類にもおよぶ安全書類は、おおまかに労務安全関係、人員関係、施工体制台帳関係に分類できます。各分類に該当する書類のうち、代表的な安全書類について解説します。

◇労務安全関係の書類

労務安全関係の書類は、現場の作業員、危険がともなう道具や作業を管理するものです。労務安全関係の代表的な書類の内容は、次のとおりです。

・安全ミーティング報告書
安全ミーティングの実施を証明する書類で、「危険予知活動報告書」とも呼ばれます。安全ミーティング報告書は、万が一事故があった際、現場での安全が確保されていたかどうかの証明になります。

・安全衛生計画書
安全衛生計画書は、現場の安全衛生の目標、安全指導の実施予定を記載する書類です。安全衛生計画の年間スケジュールを記載するため、1つの現場につき1回作成する必要があります。

・持込機械等使用届
持込機械等使用届は、建設機械や電気工具などを管理する書類です。「移動式クレーン／車両系建設機械等」と「電気工具／電気溶接機等」の2種類があります。
「移動式クレーン／車両系建設機械等使用届」は、建設機械を現場に持ち込むたびに作成し、車検証や任意保険証のコピーと一緒に提出する必要があります。
「電気工具／電気溶接機等使用届」は、機械に不備がない安全性を証明する書類です。貸与で機械を使用する場合も、元請負の会社に持込機械等使用届の提出が必要です。

・工事・通勤用車両届
建設現場に出入りする車両を管理する書類です。トラック、生コン車などの工事車両のほかに、通勤用の車や社用車なども記載します。

・火気使用願
火気使用願は、溶接などの火気のある作業を行なう際の申請書類です。どのような場所でどのような火気を用いるかといった、安全上の管理方法を記載します。1次下請の場合は火気使用願を元請けに提出しますが、2次下請、3次下請の場合は1次下請に提出します。

◇人員・関係会社に関する書類

建設現場で働く人員や、現場に出入りする関係会社に関する書類は次のとおりです。

・作業員名簿
作業員名簿は現場で働く作業員が、いつ、誰が、どこの現場で働いているかを把握するための書類、作業員の氏名と住所を記載します。
数ある安全書類のなかで、記載項目が最も多い複雑な書類です。必要に応じて、資格証明書や免許などのコピーも提出する場合があります。

・外国人建設就労者現場入場届出書
外国人建設就労者現場入場届出書は、1次下請以下の協力会社の外国人作業員が現場に入場する際に必要な書類です。以前技能実習生だった外国人を雇用する場合のみ、元請けに提出する必要があります。なお、提出の際は、パスポートなどの書類の写しも必要になります。
現時点で技能実習生の外国人や技能実習生とは無関係の外国人を雇用する場合の提出は、不要です。

・下請負業者編成表
下請負業者編成表は工事に関わる会社を明確にするための書類で、1次下請負と2次下請負以下の会社の契約内容を記載します。2次下請負を必要としない場合、下請負業者編成表の作成は必要ありません。

・再下請負通知書
再下請負通知書は、1次下請負以外の契約を元請けに報告するための書類です。1次下請負以外で契約した、協力会社が作成する義務があります。
なお、工事の途中で関係会社に変更があった場合、その都度、再下請負通知書の提出が必要です。

◇施工体制台帳関係

施工体制台帳関係の安全書類とは、建設工事を担当する会社の構成を管理する書類のことです。施工体制台帳関係の代表的な書類は、以下のものが挙げられます。

・施工体制台帳
施工体制台帳とは、特定の工事に関わる元請け、下請業者のすべての会社の情報をまとめた書類です。横向きの用紙の左側に元請け、右側に下請けの情報を記載します。

・施工体制台帳作成通知書
施工体制台帳作成通知書は、工事を請け負う1次下請の企業に対し、元請けの企業が作成する書類です。施工体制台帳が必要な工事を行なう際、元請けが1次下請業者に施工体制台帳作成通知書を交付する必要があります。施工体制台帳が必要な工事は、「公共工事」または「下請負契約の総額が4000万円（建築一式工事の場合は6000万円）以上の工事」です。

・施工体系図
施工体系図とは、下請人の施工分担をまとめた書類です。施工体系図があると、工事に携わる関係者が一目でわかります。

■安全書類の書式と保存期間について

安全書類を作成する際の書式と、書類の保存期間について見ていきましょう。

◇安全書類の書式とは？

安全書類に決まった書式はありませんが、事業者や地域ごとに記載方法が異なり、作業効率が悪いという課題があります。そのため、全国建設業協会が定める、「全建統一様式」を利用するとスムーズに書類作成ができます。ただし、元請けの企業により、独自の書式を設けている場合もあるため、事前に利用して問題ないか確認しましょう。

また、安全書類を電子化で作成・提出・管理できる「グリーンサイト」というサービスを利用する方法もあります。

グリーンサイトは協力会社が安全書類をパソコンで作成・提出でき、元請け会社側もパソコン上で書類の確認と受領が可能です。入力データが帳票に反映されるため入力の手間が省け、帳票漏れや記入漏れなども自動でチェックしてくれます。また、ペーパーレスで省スペース化を実現できるうえ、帳票の検索機能も備わっており、膨大な書類も簡単に管理できます。

◇安全書類の保存期間

建設業法第31条では、国土交通省や都道府県知事は必要に応じて工事の状況や帳簿、物件の立入検査ができること、と定めています。また、建設業法第40条の3において、建設業者は書類を保管することが義務付けられています。これらのことから全書類や帳簿、図面などは「原則5年間」保管しなければなりません。

“原則”としたのは年数が異なるものもあるためです。

施工体系図は営業に関する書類のため、工事完了後に建物を引き渡してから10年間の保管が義務付けられています。10年間の保管が必要な書類は、ほかにも完成図書、発注者との打ち合わせ記録などが該当します。

安全書類を正しく保存しなかった場合、「10万円以下の過料」という罰則が適用される可能性があるので注意しましょう。

■まとめ

安全書類は労務関係や施工関係、契約関係など、さまざまな種類が存在します。1回のみの提出で済む書類だけでなく、建設機械など使用するたびに提出が必要な書類もあるので破棄などしないよう注意が必要です。

安全書類の作成では決まった書式はなく、全建統一様式を使用する、会社で定めた書式を使用する、グリーンサイトを活用するといった方法があります。書式が決められている場合もあるため、事前に確認する必要があります。

建物の立入検査に備え、安全書類は原則5年間、一部の書類は10年の保管が義務付けられています。安全書類の保存を怠ると罰則が適用される可能性があるため、書類に合った年数を必ず保存しましょう。

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